Как выбрать систему обучения персонала: методика без рейтингов

Почти каждый рейтинг «лучших систем обучения» составлен компанией, которая сама продаёт систему обучения. Угадайте, кто в нём на первом месте.

Мы тоже вендор, поэтому рейтинга здесь не будет. Будет методика: как выбирать, что сравнивать и какие вопросы задавать поставщику, чтобы не купить красивую презентацию. Применяйте её к любому продукту, включая наш.

Главная ошибка: выбирать платформу первой

Типичный порядок действий выглядит так. Компания решает, что пора автоматизировать обучение. Смотрит демо у трёх вендоров, выбирает по интерфейсу и цене, покупает. Через месяц выясняется, что загружать в систему нечего: материалов нет, кто их будет делать, непонятно. Ещё через полгода подписка не продлевается с выводом «нам это не подошло».

Платформа решает задачи доставки, назначения и контроля. Она не решает задачу «чему учить»: этот кусок работы остаётся за компанией при любом выборе. Поэтому до сравнения систем полезно ответить на три вопроса.

Кого учим в первую очередь

Ответ «всех сотрудников» тут не работает. Нужна одна должность, где потери от необученности самые заметные. Обычно это позиция с высокой текучестью или та, что напрямую общается с клиентом. Под неё и будет пилот.

Чему именно учим

Перечень действий, которые человек должен выполнять после обучения. Если ответ звучит как «знать продукт и стандарты», работа ещё не сделана: по такой формулировке нельзя ни собрать материал, ни проверить результат.

Как поймём, что сработало

Один измеримый показатель до запуска: срок выхода новичка на норму, доля прошедших испытательный, число однотипных ошибок. Без замера «до» через квартал будет нечего сравнивать. Подробнее об этом в разборе методов оценки обучения.

Ответы на эти три вопроса сами отсекут половину вариантов: станет видно, нужен ли вам конструктор курсов, тренажёры, мобильный доступ или вебинарная комната.

Какие вообще бывают системы

Под словом LMS продают несколько разных вещей. Полезно понимать, что именно вам показывают.

Облачные платформы по подписке. Основной вариант для бизнеса: разворачивать ничего не нужно, обновления приходят сами, платите ежемесячно или за год. Данные лежат у поставщика, поэтому уточняйте, где физически находятся серверы: для российских компаний это вопрос соответствия 152-ФЗ.

Коробочные решения на своих серверах. Ставятся внутри контура компании. Берут там, где требования безопасности не позволяют держать данные снаружи: оборонные производства, банки, госструктуры. Цена выше, нужен свой администратор, обновления ставите сами.

Платформы для онлайн-школ. Заточены под продажу курсов внешним ученикам: приём оплаты, воронки, рассылки, партнёрские программы. Для внутреннего обучения сотрудников избыточны, а нужного там как раз нет: структуры компании, назначения по должности, аттестаций.

Конструкторы курсов. Инструменты для сборки самого материала: интерактивные уроки, диалоговые симуляции, упаковка в SCORM. Полноценной платформой конструктор не является: он делает материалы, но не раздаёт их, не назначает и не проверяет. Часто продаются в паре, и легко купить конструктор, думая, что купил платформу.

Модули внутри корпоративных порталов. Обучение как часть большой системы, где уже есть задачи, CRM и документооборот. Плюс в том, что сотрудники уже там сидят. Минус в том, что глубина обычно небольшая: базовые курсы и тесты есть, аттестаций, тренажёров и карт знаний может не быть.

Для обучения штата чаще всего нужен первый вариант, иногда второй. Если вам показывают третий или четвёртый, уточните, как решаются ваши задачи, а не те, под которые продукт делался.

Критерии, которые реально влияют на итог

Списки функций у всех вендоров похожи. Разница обычно в другом.

Как считаются пользователи

Самый недооценённый пункт и самый дорогой при ошибке. Уточняйте три вещи:

• Платите за места или за людей. Если за конкретных людей, то уволившийся сотрудник продолжает занимать оплаченный слот до конца периода. Если за места, на его место заводится следующий.
• Считаются ли администраторы и наставники. В части систем они занимают платные места, и при десяти админах это заметная сумма.
• Как считаются внешние люди. Кандидаты, партнёры, дилеры, подрядчики, сезонные рабочие. Если они идут по той же цене, что штат, обучение дилерской сети выйдет дороже самого продукта.

Где сотрудники будут открывать обучение

Если у вас производство, розница или разъездные сотрудники, всё решает телефон. Наличие мобильной версии в списке функций ничего не говорит. Проверяйте, как она работает на дешёвом андроиде при слабом интернете и нужно ли ставить отдельное приложение. Установка приложения отсекает часть людей сразу.

Для офисных команд смотрите, встраивается ли обучение туда, где люди уже сидят: корпоративный портал, мессенджер. Ещё одна вкладка, куда надо заходить отдельно, посещается хуже.

Как назначается обучение

Ручное назначение работает до полусотни человек. Дальше кто-то должен помнить, что новичку нужны эти пять курсов, а при переводе в другой отдел три снять и два добавить. Спрашивайте, умеет ли система назначать по должности и подразделению и что происходит при переводе сотрудника.

Чем проверяются знания

Тест с выбором варианта есть у всех. Смотрите, что ещё: развёрнутый ответ с проверкой живым наставником, разбор ситуации, загрузка видео или записи экрана, экзамен с ограничением попыток и таймером. Чем ближе проверка к реальной работе, тем меньше шансов, что человек сдаст и не сможет.

Что видно руководителю

Просите показать конкретный экран, а не «модуль аналитики»: срез по подразделению, где видно, кто прошёл, кто застрял и кто просрочил. Если для получения такой картины нужно выгружать отчёт и сводить в таблице, в реальной жизни этого делать никто не будет.

Сколько это стоит на самом деле

Цена подписки: только часть расходов. Полная стоимость первого года складывается из четырёх частей.

1. Подписка. Считайте на реальное число людей, включая внешних, если они вам нужны.
2. Внедрение и настройка. У части вендоров входит в тариф, у части оплачивается отдельно и стоит как несколько месяцев подписки.
3. Производство материалов. Самая крупная и самая недооценённая статья. Первое обучение по одной должности занимает около пятидесяти рабочих дней работы, и это либо время ваших людей, либо счёт от подрядчика.
4. Поддержка администратора. Несколько часов в неделю, если назначение автоматическое. Существенно больше, если всё вручную.

Отдельно уточняйте, что именно входит в тариф: доступ к готовым курсам, сопровождение на старте, обучение администраторов, объём хранилища под видео. Видео съедает место быстро, а доплата за хранилище обнаруживается обычно на третьем месяце.

Семь вопросов поставщику

Эти вопросы быстро отделяют реальные возможности от презентации.

1. Покажите, как выглядит назначение обучения при переводе сотрудника в другой отдел. Именно покажите, в интерфейсе на демо-стенде.
2. Сколько стоит подключить триста внешних пользователей, которые не в штате? Ответ показывает и цену, и то, предусмотрен ли вообще такой сценарий.
3. Что произойдёт, если мы обновим регламент? Смотрите, есть ли механизм переаттестации тех, кого это касается, или придётся назначать руками.
4. Как выглядит работа наставника, который проверяет развёрнутые ответы? Если такого рабочего места нет, вся проверка сводится к автотестам.
5. Что из этого работает на телефоне? Просите открыть на вашем устройстве прямо на встрече. Скриншоты тут бесполезны.
6. Кто помогает на старте и сколько это длится? Уточняйте, входит ли в цену и что именно делают: настраивают структуру, обучают администраторов, помогают собрать первый курс.
7. Можно ли забрать свои данные при уходе? В каком виде выгружаются материалы и результаты сотрудников.

Когда система обучения не нужна

Честный список ситуаций, в которых покупка не окупится.

• В компании меньше двадцати человек и текучести почти нет. Наставничество один на один дешевле и быстрее.
• Нужно обучить всех один раз и больше не возвращаться. Разовая задача закрывается очным тренингом.
• Нет никого, кто отвечает за содержание. Без владельца материалов система через год превратится в кладбище устаревших файлов.
• Реальная проблема в другом. Если сотрудники знают, как надо, но не делают, дело в мотивации или процессах. Обучение тут не поможет.

Как проводить пилот

Демо показывает интерфейс, пилот показывает, заработает ли это у вас. Рабочая схема:

1. Берёте одну должность из первого раздела.
2. Собираете короткий маршрут: три-четыре модуля по двадцать минут с проверкой.
3. Запускаете на ближайших пяти-десяти сотрудниках.
4. Смотрите три вещи: сколько людей дошло до конца, где они застряли, сколько времени ушло у вас на сборку.
5. Сравниваете с замером, который сделали до.

Полтора-два месяца такого пилота дают больше, чем сравнение десяти таблиц с функциями. Заодно проверяется главное: есть ли внутри компании человек, готовый вести содержание.

У многих вендоров есть тестовый период или сокращённый стартовый тариф: спрашивайте про него сразу, до полноценного договора.

Коротко

Сначала одна должность, перечень действий и показатель для замера. Потом сравнение систем по тому, как считаются люди, где открывается обучение, как оно назначается и чем проверяется. Потом полная стоимость года с учётом производства материалов. И только потом договор.

В Атмагуру оплата идёт за места: ушёл сотрудник, на его место заводится следующий. Администраторы мест не занимают, а внешние пользователи на тарифах от 50 сотрудников не ограничены по числу и не оплачиваются. Обучение открывается в браузере, Битрикс24, Telegram и Max без установки приложения. Есть тестовый запуск на 20 сотрудников и три месяца. Посмотреть, как устроено, или сразу проверить наш продукт по семи вопросам выше.